All 'bout DSS-Decision Support System

Pemenuhan UAS Teknologi Informasi

Deskripsi tentang Decision Support System-DSS

Istilah DSS pertama kali dikembangkan dan diciptakan pada tahun 1970 oleh G. Anthony Gorry dan Michael S. Scott Morton, keduanya adalah professor MIT.

DSS merupakan bagian dari sistem informasi berbasis komputer (termasuk sistem berbasis pengetahuan (manajemen pengetahuan). Sistem informasi sangat penting untuk mendukung proses pengambilan keputusan . Dimana system informasi mempunyai tujuan untuk mendukung sebuah aplikasi Decision Support System (DSS). Dalam DSS, disediakan informasi pemecahan masalah maupun kemampuan komunikasi dalam menyelesaikan masalah semi terstruktur. Informasi yang dihasilkan dalam bentuk laporan periodic dan khusus, dan output dari model matematika dan system pakar.

Keefektifan dalam mengembangkan DSS diperlukan suatu pemahaman tentang bagaimana system informasi ini dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan, sehingga DSS ini dapat membantu seorang manajer dalam meningkatkan kinerjanya dalam mengambil suatu keputusan.Hal yang perlu ditekankan di sini adalah bahwa keberadaan DSS bukan untuk menggantikan tugas-tugas manajer, tetapi untuk menjadi sarana penunjang (tools) bagi mereka.

Sprague dan Carlson mendefinisikan DSS dengan cukup baik, sebagai sistem yang memiliki lima karakteristik utama (Sprague et.al., 1993):

1) Sistem yang berbasis komputer;

2) Dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan;

3) Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang "mustahil" dilakukan dengan kalkulasi manual;

4) Melalui cara simulasi yang interaktif;

5) Dimana data dan model analisis sebagai komponen utama.

(Karakteristik 4 dan 5 merupakan fasilitas baru yang ditawarkan oleh DSS belakangan ini sesuai dengean perkembangan terakhir kemajuan perangkat komputer.)

Prinsip Dasar DSS

Struktur Masalah

Sulit untuk menemukan masalah yg sepenuhnya terstruktur atau tak terstruktur. Ini berarti DSS diarahkan pada area tempat sebagai besar masalah berada.

Dukungan Keputusan

DSS tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer. Komputer dapat diterapkan pada bagian masalah yg terstruktur, tetapi manajer bertanggung jawab atas bagian yang tidak terstruktur.

Efektivitas Keputusan

waktu manajer berharga dan tidak boleh terbuang, tetapi manfaat utama menggunakan DSS adalah keputusan yg baik

TUJUAN DSS

1. Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi struktur.

2. Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.

3. Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer daripada efisiensinya.

Perintis DSS yang lain, Peter G.W. Keen, bekerja sama dengan Scott Morton mendefinisikan 3 (tiga) tujuan yang harus dicapai DSS. Mereka percaya bahwa DSS harus :

1. Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi terstruktur

2. Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya

3. Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer.

KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN

Manajer yang menggunakan model matematis dapat memperoleh keuntungan sebagai berikut :

1. Proses pemodelan menjadi pengalaman belajar

2. Kecepatan simulasi memberikan kemampuan bagi kita untuk mengevaluasi dampak keputusan dalam jangka waktu yang singkat.

3. Model memberikan daya peramalan

4. Model membutuhkan biaya yang lebih murah daripada metode trial-and-error.

5. Dapat menyelesaikan problem yang kompleks.

6. Sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya.

7. Lebih cepat dengan hasil yang lebih baik (terutama dibandingkan dengan pengambilan keputusan secara intuisi).

8. Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh manajer yang kurang berpengalaman.

9. Untuk masalah yang berulang, DSS dapat memberi keputusan yang lebih efektif.

10. Fasilitas untuk mengambil data dapat memberikan kesempatan bagi beberapa manajer untuk berkomunikasi dengan lebih baik.

11. Meningkatkan produktivitas dan kontrol dari manajer.

Keuntungan menggunakan DSS bagi perusahaan:

1. Improving Personal Efficiency

Efisiensi kerja dari karyawan dapat dilihat dari penggunaan system DSS. Para manajer/pemimpin perusahaan akan mengetahui dan bisa mengukur kinerja dan efektivitas seseorang.

2. Improving Problem Solving

DSS membantu dalam proses pemecahan masalah perusahaan yang ada.

3. Facilitating Communication

Memfasilitasi hubungan komunikasi dengan pelanggan maupun karyawan

4. Promoting Learning or Training

Ketika perusahaan akan mengadakan traning/ pelatihan bagi karyawan-karyawan ataupun orang luar, maka system ini akan sangat banyak membantu mempromosikannya

5. Increasing Organizational Control

DSS dapat meningkatkan system control perusahaan agar tetap stabil dan menjadi lebih baik.

Penerapan DSS dalam Manajemen Akademik

Dalam berbagai proses manajemen akademik, proses pengambilan keputusan telah banyak bergantung pada DSS yang telah dikembangkan. Penerapan DSS diterapkan pada saat :

· keputusan penerimaan mahasiswa baru,

· evaluasi prestasi akademik,

· yudisium, dan

· penentuan mahasiswa berprestasi.

Berbagai basis data dikembangkan oleh fakultas dan unit kerja sesuai dengan aktivitas dan arah pengembangan masing-masing dengan penerapan koordinasi matriks kepada unit lain yang terkait. Pangkalan data utama meliputi sebagai berikut :

· Basis data sumber daya manusia / ketenagaan yang dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Ketenagaan (SINAGA), termasuk di antaranya basis data presensi/absensi pegawai (aplikasi Absensi sidik jari).

· Basis data akademik yang dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Akademik (SIAKAD), termasuk di antaranya basis data penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (aplikasi SIPEN dan aplikasi SIPEMAS).

· Basis data aset / sarana-prasarana yang dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi SARANA-PRASARANA (SINAPRA).

· Basis data kemitraan / kerjasama yang dikelola dalam aplikasi Sistem Informasi Kerjasama (SIKERSA).

· Basis data keungan yang dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Keuangan (SIAKEU).

Komponen Decision Support System

· Database

berisi kumpulan dari semua data bisnis yang dimiliki perusahaan, baik yang berasal dari transaksi sehari-hari, maupun data dasar (master file). Untuk keperluan DSS, diperlukan data yang relevan dengan permasalahan yang hendak dipecahkan melalui simulasi.

· Model Base

suatu model yang merepresentasikan permasalahan ke dalam format kuantitatif (model matematika sebagai contohnya) sebagai dasar simulasi atau pengambilan keputusan, termasuk di dalamnya tujuan dari permasalahan (obyektif), komponen-komponen terkait, batasan-batasan yang ada (constraints), dan hal-hal terkait lainnya.

· Software System

Sedangkan kerugian model adalah sebagai berikut:

1. Sulitnnya pemodelan system bisnis dan akan menghasilkan model yang tidak dapat menangkap semua pengaruh pada entity.

2. Dibutuhkan keterampilan matematika yang tinggi untuk menggembangkan model yang lebih kompleks secara pribadi.

DAMPAK PEMANFAATAN DSS

Dampak dari pemanfaatan Decision Support System (DSS) antara lain adalah :

· Masalah-masalah semi struktur dapat dipecahkan.

· Problem yang kompleks dapat diselesaikan.

· Sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya.

· Dibandingkan dengan pengambilan keputusan secara intuisi, pengambilan keputusan dengan DSS dinilai lebih cepat dan hasilnyalebih baik.

· Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh manajer yang kurang berpengalaman.

· Untuk masalah yang berulang, DSS dapat memberi keputusan yang lebih efektif.

· Fasilitas untuk mengambil data dapat memberikan kesempatan bagi beberapa manajer untuk berkomunikasi dengan lebih baik.

· Meningkatkan produktivitas dan kontrol dari manajer.

FAKTOR PENDUKUNG DSS

Pengambilan keputusan dipengaruhi oleh :

· Faktor teknologi

· Faktor kompleksitas struktural

· Faktor pasar internasional

· Faktor stabilitas politik

· Faktor konsumerisme

· Faktor intervensi pemerintah

· Faktor informasi yang berkaitan dengan masalah tersebut,

· Faktor gaya pengambilan keputusan dan

· Faktor kemampuan (intelegensi ,persepsi, dan falsafah) serta

· Pertimbangan pengambil keputusan. Pengambilan keputusan selalu berkaitan dengan ketidakpastian dari hasil keputusan yang diambil . Untuk mengurangi faktor ketidakpastian tersebut, keputusan membutuhkan informasi yang sahih mengenai kondisi yang telah, dan mungkin akan terjadi, kemudian mengolah informasi tersebut menjadi beberapa alternatif pemecahan masalah sebagai bahan pertimbangannya dalam memutuskan langkah yang akan dilaksanakannya, sehingga keputusan yang diambil diharapkan dapat menrberikan keuntungan yang maksimal.

· Menggunakan aplikasi Computer Base Information System (CBIS) untuk lingkungan kelompok, seperti: Electronic Meeting System(EMS) dan Group Decision Support System (GDSS). Sistem Pendukung Keputusan Kelompok (group decision support system), atau GDSS adalah suatu sistem berbasis komputer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam suatu tugas (tujuan) bersama dan yang menyediakan interface bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama.

Tipe-tipe system informasi DSS:

· Transaction processing system :

Misalnya: ketika ada order lewat telepon yang meminta produk A. tapi ternyata produk A telah habis, maka operator entry dapat bertanya kepada custumer apakah mau memilih produk lain. Pelanggan harus emutuskan untuk memilh menunggu keluarnya stok produk A atau menggantinya dengan produk B.

· Information reporting system :

Misalnya: juru akuntansi melihat pada laporan receivable report dan memutuskan pelanggan mana yang harus dipanggil untuk mengurus pembayarannya.

· Executive information system :

Misalnya: vice president untuk perencanaan strategic melihat bahwa model perusahaan A-100 adalah mencapai market share dan memutuskan untuk memperluas segmen pasar dengan model yang lebih kecil yaitu model A-80 atau model yang lebih besar yaitu model A-150.

· Office information (automation) system :

Misalnya: direktur bagian marketing selalu diberitahukan oleh kalender otomatis dan system penjadwalan dimana enam manajer produksi tidak dapat mengadakan pertemuan sebagai group untuk tiga minggu kedepannya, memutuskan untuk bertemu dengan empat orang dari mereka pada esok lusa dan berbincang-bincang dengan dua orang lainnya pada hari-hari selanjutnya.

· Personal information system :

Misalnya: manajer departemen mencoba beberapa kemungkinan budget sebelum memutuskan pilihan yang mana yang akan disetujui selanjutnya.

· Workgroup information system :

Misalnya: sales manajer regional harus memutuskan, sebagai grup, yang mana usulan dari ketiga perusahaan periklanan nasional yang mereka pikir paling efektif bagi perusahaan mereka.

· Expert system :

Misalnya: dokter keluarga memutuskan bagaimana untuk memperlakukan pasien dengan penyakit darah yang jarang ditemukan dimana para dokter ahli tubuh belum pernah menemukan sebelumnya.

· Strategic information system :

Misalnya: system reservasi perusahaan pesawat terbang dan Tootie, yang telah digambarkan secara singkat sebelumnya, mendukung keputusan bagi pelanggan. Penumpang pesawat dan agen perjalanan mereka menggunakan informasi dari dari system reservasi online untuk memilih penerbangan yang cocok untuk mereka. Viewer dari Home Shopping Club membuat keputusan pembelian pada harga dasar yang ditawarkanpada saat itu : jika terlalu tinggi, mereka tidak akan melakukan pembelian; tapi jika harga terlalu rendah, HSC kehilangan pendapatan potensialnya. Keputusan pelanggan ini mengikat secara langsung terhadap keputusan bisnis : untuk pesawat, penerbangan yang mana yang harus kita jadwalkan? Untuk HSC, bagaimana seharusnya kita menyesuaikan harga produk yang kita jual sekarang yang telah kita jual via udara.

Perkembangan DSS

DSS yang saat ini populer untuk digunakan adalah yang berbasis tabel atau spreadsheets, karena para manajer sudah terbiasa membaca data dengan cara tersebut. Tabel inilah yang menjadi media manajer dalam mengganti atau mengubah variabel yang ada, di mana hasilnya akan ditampilkan dalam format grafik yang telah dijelaskan sebelumnya. Untuk keperluan ini, biasanya sebuah stand-alone PC sudah cukup untuk mengimplementasikannya. Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, telah banyak ditawarkan aplikasi DSS yang bekerja dalam infrastruktur jaringan (LAN, WAN, Intranet, Internet, dsb). Beberapa manajer pengambil keputusan dihubungkan satu dengan lainnya melalui jaringan komputer, sehingga dapat saling mempertukarkan data dan informasi untuk keperluan pengambilan keputusan. Bahkan sudah ada DSS yang diperlengkapi dengan expert system (dibuat berdasarkan teori kecerdasan buatan = artifial intelligence), sehingga keputusan bisnis secara langsung dapat dilakukan oleh komputer, tanpa campur tangan manusia.